В строительстве прибыль «на бумаге» легко превращается в дефицит денег на счёте. Причина чаще всего не в смете, а в плохом контроле дебиторской и кредиторской задолженности. Два управленческих отчёта — по дебиторке и кредиторке — дают руководителю ответы: кто и сколько нам должен по объектам, кому должны мы, где риски кассовых разрывов и потеря прибыли.

Дебиторская задолженность — это документ, который показывает задолженность контрагентов или иных лиц перед вашей организацией за уже поставленные товары, выполненные работы или услуги; суммы, ожидаемые к получению, отражается в активе баланса.

Кредиторская задолженность — это документ, который показывает обязательства компании перед поставщиками, сотрудниками, бюджетом, банками и др. лицами за уже полученные товары, услуги или иные операции, подлежащие оплате в будущем; отражается в пассиве баланса, обычно как краткосрочные обязательства.

Что именно должны показывать отчёты

Отчёт по дебиторской задолженности:

• Показывает долг по проектам, контрагентам, документам;
• Показывает срок долга: от 0–30, от 31–60, от 61–90, более 90+ дней;
• Основания долга, это может быть акт, накладная исходящая или счёт;
• Ответственного менеджера и статус претензионной работы;
• Гарантийные удержания и их сроки.

Отчёт по кредиторской задолженности:

• Показывает кредиторку по поставщикам, субподрядчикам, документам;
• Условия оплаты, это может быть аванс или постоплата, скидки или штрафы;
• Показывает срок долга и приоритет платежей;
• Показывает связку с поставками и спецификациями, влияющими на критический путь.

Дебиторской и кредиторской задолженности должны быть согласованы с ОДДС и P&L по отчетами. Тогда видно не только «кто кому должен», но и когда это ударит по кассе и прибыли.

Почему задолженность критична именно в стройке

• Параллельные объекты и длинные циклы закрытия актов требуют особого внимания;
• Гарантийные удержания и длительная «возрастная» дебиторка уменьшает итоговую прибыль;
• Крупные авансы поставщикам, лизинг или аренда техники лишают вашу компанию ликвидности;
• Любая задержка оплаты быстро останавливает критические работы и ведет к каскадному нарастанию проблем на стройплощадке и влияет на смежников.

Три наглядных примера использования отчёта

Пример 1. Разморозили 12,5 млн ₽ в дебиторке — спасли график

Отчёт дебиторской задолженности показал: 18,7 млн ₽ долг сроком 61–90 дней по трём объектам, основная причина задолженности — это акты с замечаниями заказчика. Ввели чек-лист закрытия актов и договоренность по срочным доработкам за 48 часов, у двух заказчиков добавили промежуточные акты на этапах.

Вывод: в течение месяца возвращено 12,5 млн ₽; кассовый разрыв в платёжном календаре ушёл, объект вошёл в график производства работ.

Пример 2. Удлинили кредиторку занит, сохранили маржу

Кредиторская задолженность показал пики платежей поставщикам отделки за 10 дней до планового поступления по актам КС. Пересогласовали условия на отсрочку с отделочниками плюс 15 дней и 2% скидки за раннюю оплату по ключевым позициям.

Вывод: срок оплаты поставщикам вырос, штрафов нет, маржа проекта +1,1%, касса остаётся положительной.

Пример 3. Остановили рост безнадёжной дебиторки

Отчёт дебиторской задолженности выявил срок задолженности 90+ дней по субподряду электрики. Настроили работу с притензиями, сменили схему расчётов на «60/40» с удержанием до устранения замечаний, ввели факторинг под акты для одного заказчика.

Вывод: доля 90+ снизилась с 22% до 9%, средний срок сбора дебиторки сократился на 14 дней.

Почему без профильного ПО не обойтись

Excel быстро ломается на 2–3 объектах. Нужна ERP-система для строителей, в которой отчёты по дебиторке и кредиторке формируются из первички и стыкуются с P&L и ОДДС:

• Автоматическое формирование дебиторской и кредиторской задолженности из актов, накладных, оплат;
• Срок задолженности, ответственные за задолженность и их комментарии;
• Связь с платёжным календарём: видимость кассовых разрывов по дням;
• Начисление штрафов или процентов, учёт гарантийных удержаний;
• Дашборды по задолженности и прогнозу ликвидности.

Для решения этой задачи практично и удобно внедрить ERP систему, в которой руководитель видит по каждому объекту, кто должен нам, кому должны мы, когда наступают платежи и как это влияет на прибыль и кассу.

Вывод

Контроль двух отчётов — по дебиторской и кредиторской задолженности — это не бухгалтерская формальность, а система управления риском и прибылью. Без них компания теряет ликвидность, срывает сроки и маржу. С ними — управляет денежным циклом, предвидит разрывы и принимает решения вовремя.

Попробуйте внедрить ERP систему. ERP Stteam — это идеальная система для контроля дебиторской и кредиторской задолженности в строительстве. Все данные представлены в разрезе 30-60-90-90+ и синхронизированы с отчетом ОДДС и отчетам P&L. Через 30 дней вы увидите, как сокращается дебиторка, дисциплинируются платежи и стабилизируется касса — а вместе с ней и прибыль в вашей компании.

Подробнее рассказываю об опыте внедрения программы для автоматизации на примере программы ERP Stteam. ERP Stteam — это система комплексного управления стройкой: сметы, закупки и склад, CRM, диаграмма Ганта, Канбан, отчёты P&L и Cash Flow. Широкая функциональность и понятный интерфейс позволяют быстро внедрить программу, сократить издержки, увеличить прибыль и добиться прозрачности в вашем бизнесе.

Присоединяйтесь к Телеграмм каналу на тему автоматизации в строительстве.