Введение
1. Что такое ERP-система?
ERP (Enterprise Resource Planning) представляет собой комплексную систему для интеграции и управления всеми ресурсами организации. Она обеспечивает централизованный контроль и координацию различных бизнес-процессов, включая управление продажами, складом, закупками, задачами и проектами.
Внедрение ERP позволяет:
Внедрение ERP позволяет:
- оптимизировать бизнес-процессы;
- улучшить координацию между различными отделами и уровнями управления;
- повысить эффективность работы организации;
- сократить время на рутинные операции;
- снизить затраты;
- улучшить качество принятия решений на основе достоверной и актуальной информации;
- обеспечить более высокий уровень контроля над выполнением задач;
- интегрировать данные из разных систем в единую базу;
- упростить доступ к информации для сотрудников;
- повысить прозрачность и управляемость бизнес-процессов;
- адаптировать предприятие к изменяющимся условиям рынка.
2. Общие сведения о работе программы
Управление входящими и исходящими денежными потоками
Входящий денежный поток, также известный как реализация, отображается на изображении синим цветом. Он включает все операции и документы, способствующие притоку денежных средств на счета организации. На основе коммерческих предложений формируются сметы, которые являются дополнением к договору и служат основанием для выполнения работ.
После выполнения работ на основании исходящих накладных осуществляется их физическая передача заказчику, что фиксируется и подписывается представителем заказчика. В этот же момент происходит списание материалов со склада организации в пользу заказчика. Далее формируется исходящий акт, который передает выполненные работы на баланс заказчика, что приводит к возникновению финансового обязательства со стороны заказчика перед организацией.
Для удобства оплаты заказчику направляется счет с реквизитами, в котором учитываются как выполненные работы, так и выплаченные авансы по данной смете. Поступление денежных средств на счет организации фиксируется документом оплата, что приводит к погашению задолженности заказчика и формированию прибыли.
Исходящий денежный поток, или закупка, отображается на изображении красным цветом. Он включает все операции и документы, отражающие расходы организации и приводящие к оттоку денежных средств со счетов. На основе спецификации формируется документ заказ, аналогичный смете, но отражающий исходящий денежный поток. В документе указываются цена, объем и наименование поставщика материалов или услуг.
На основании заказа формируется входящая накладная, фиксирующая физическую приемку материалов на склад организации. Этот документ позволяет оперативно и точно учитывать поступление материалов на строительную площадку. Далее на основании входящей накладной формируется входящий акт, который принимает финансовые обязательства организации до их оплаты.
Оплата поставщику фиксируется документом оплата. Это приводит к погашению задолженности организации перед поставщиком и формирует расход на счетах организации.
Таким образом, отражение операций в программе по направлению реализация позволяет контролировать входящий денежный поток от коммерческого предложения до оплаты. Отражение операций по направлению закупки позволяет контролировать исходящий денежный поток от заказа до оплаты. Далее будет продемонстрировано, как сопоставлять эти данные с помощью отчетов и графиков.
Для обеспечения всестороннего анализа финансового состояния организации необходимо внедрение системы управленческого учета. Традиционные бухгалтерский и налоговый учеты не предоставляют полной картины коммерческой деятельности. Для корректного функционирования системы управленческого учета необходимо осуществлять мониторинг входящих и исходящих денежных потоков. Разность между этими потоками формирует прибыль или убыток организации. Программное обеспечение позволяет фиксировать все операции, связанные с этими потоками, и представлять результаты в виде графиков и таблиц. Это обеспечивает возможность оперативного контроля финансового состояния и принятия обоснованных управленческих решений.
Входящий денежный поток, также известный как реализация, отображается на изображении синим цветом. Он включает все операции и документы, способствующие притоку денежных средств на счета организации. На основе коммерческих предложений формируются сметы, которые являются дополнением к договору и служат основанием для выполнения работ.
После выполнения работ на основании исходящих накладных осуществляется их физическая передача заказчику, что фиксируется и подписывается представителем заказчика. В этот же момент происходит списание материалов со склада организации в пользу заказчика. Далее формируется исходящий акт, который передает выполненные работы на баланс заказчика, что приводит к возникновению финансового обязательства со стороны заказчика перед организацией.
Для удобства оплаты заказчику направляется счет с реквизитами, в котором учитываются как выполненные работы, так и выплаченные авансы по данной смете. Поступление денежных средств на счет организации фиксируется документом оплата, что приводит к погашению задолженности заказчика и формированию прибыли.
Исходящий денежный поток, или закупка, отображается на изображении красным цветом. Он включает все операции и документы, отражающие расходы организации и приводящие к оттоку денежных средств со счетов. На основе спецификации формируется документ заказ, аналогичный смете, но отражающий исходящий денежный поток. В документе указываются цена, объем и наименование поставщика материалов или услуг.
На основании заказа формируется входящая накладная, фиксирующая физическую приемку материалов на склад организации. Этот документ позволяет оперативно и точно учитывать поступление материалов на строительную площадку. Далее на основании входящей накладной формируется входящий акт, который принимает финансовые обязательства организации до их оплаты.
Оплата поставщику фиксируется документом оплата. Это приводит к погашению задолженности организации перед поставщиком и формирует расход на счетах организации.
Таким образом, отражение операций в программе по направлению реализация позволяет контролировать входящий денежный поток от коммерческого предложения до оплаты. Отражение операций по направлению закупки позволяет контролировать исходящий денежный поток от заказа до оплаты. Далее будет продемонстрировано, как сопоставлять эти данные с помощью отчетов и графиков.
1. Схема взаимосвязи документов в программе
Аналитическая панель управления бизнесом
Под аналитической панелью понимается совокупность графиков, отчетов и информационных полей, которые позволяют оценить текущее финансовое состояние организации. Основным инструментом является график прибыли главного модуля программы, который отображает сумму реализации и закупки, а также разницу между ними в виде прибыли или убытка. Этот график всегда доступен для просмотра и обеспечивает оперативное принятие управленческих решений.
2. График прибыли и убытков
Дополнительно можно просмотреть информацию о ходе выполнения работ по смете в целом или по каждой смете отдельно. На изображении ниже показано как это выглядит в программе.
3. Список смет
4. Детализированное закрытие смет
Для более детализированного анализа данных рекомендуется использовать следующие отчеты:
- Отчет о доходах и расходах
- Отчет о движении денежных средств
- Управленческий баланс
- Отчет о дебиторской задолженности
- Отчет о кредиторской задолженности
- Отчет о валовой прибыли
3. Инструменты оценки деятельности организации
Отчет о доходах и расходах
Отчет о доходах и расходах представляет собой финансовый документ, который отражает поступления и расходы организации за определенный период времени. Его основная цель — оценка прибыли или убытка.
Отчет включает следующие разделы:
- Доходы: все поступления денежных средств от продаж, аренды, процентов и других источников.
- Расходы: все затраты, связанные с выплатой заработной платы, арендой, налогами, закупкой товаров и услуг и т.д.
- Итог: разница между доходами и расходами, которая формирует чистую прибыль или убыток.
5. Отчет о доходах и расходах
Отчет о движении денежных средств (ОДДС)
Отчет о движении денежных средств отражает фактическое поступление и расходование денежных средств организации за определенный период. В отличие от отчета о доходах и расходах, ОДДС учитывает только реальные денежные потоки, а не бухгалтерские проводки. Это позволяет избежать кассовых разрывов и оценить платежеспособность организации.
ОДДС состоит из трех основных разделов:
- Операционная деятельность: отражает все операции, связанные с основной деятельностью компании, такие как поступления от клиентов, оплата поставщикам, налоги, заработная плата, аренда и т.д.
- Инвестиционная деятельность: включает операции, связанные с покупкой или продажей оборудования, недвижимости, вложениями в другие компании, возвратом или выдачей займов.
- Финансовая деятельность: отражает операции, связанные с получением или погашением кредитов, выплатой дивидендов, вкладами учредителей.
6. Отчет о движении денежных средств
Управленческий баланс
Управленческий баланс представляет собой упрощенную версию бухгалтерского баланса, предназначенную для внутреннего использования руководством. Он отображает структуру активов и пассивов организации, позволяя оценить ее финансовое состояние. Основные элементы управленческого баланса включают:
- Активы: все ресурсы, которыми располагает организация, такие как денежные средства, товары, сырье, продукция, дебиторская задолженность, оборудование, транспорт и другие активы.
- Пассивы: источники финансирования активов, включая собственные средства (уставный капитал, прибыль), кредиты, займы, задолженности перед поставщиками, задолженность по налогам и другие обязательства.
Управленческий баланс необходим для:
- Оценки текущего состояния бизнеса без учета сложностей бухгалтерского учета.
- Контроля долговой нагрузки.
- Планирования инвестиций, новых закупок и расширения.
- Предотвращения использования активов сверх их стоимости.
7. Управленческий баланс
Дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность представляет собой сумму денежных средств, которую организация ожидает получить от своих клиентов за выполненные работы или оказанные услуги. Это задолженность, возникающая в результате предоставления отсрочки платежа.
Контроль дебиторской задолженности важен, поскольку:
- Она представляет собой потенциальные денежные средства, которые пока не могут быть использованы.
- Избыточная дебиторская задолженность может привести к нехватке оборотных средств.
- Невозвращенная дебиторская задолженность является убытком для организации.
8. Отчет о дебиторской задолженности
Кредиторская задолженность
Кредиторская задолженность представляет собой сумму денежных средств, которые организация должна своим поставщикам, сотрудникам, налоговой службе и другим контрагентам. Это задолженность, возникающая в результате получения товаров, услуг или денежных средств с отсрочкой платежа.
Контроль кредиторской задолженности необходим для:
- Обеспечения своевременной оплаты обязательств.
- Избежания штрафов и санкций за просрочку платежей.
- Планирования кассовых разрывов.
- Оценки общей финансовой нагрузки организации.
9. Кредиторская задолженность
Отчет о валовой прибыли
Отчет о валовой прибыли отражает финансовый результат деятельности организации после вычета себестоимости продаж, но до учета всех других операционных расходов. В отчете учитывается средневзвешенная цена реализации и закупки номенклатур, что повышает точность расчета.
Отчет позволяет анализировать прибыльность по заказчикам, номенклатурным группам и отдельным позициям. Это дает возможность оценить эффективность деятельности организации по каждому виду продукции или услуги.
10. Отчет о валовой прибыли
Урок пройден?
Выявили ошибки? Не работает видео? Напишите нам, мы все исправим!
Нажимая на кнопку «Отправить», я соглашаюсь с политикой конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных.