1. Методы осмечивания в программе

В программе предусмотрены два метода формирования смет:

1.1 Метод спецификации (8 столбцов)
При использовании данного метода сначала необходимо запросить и согласовать стоимость материалов. Затем, для каждой позиции материалов, добавляется соответствующая работа. Программа сохраняет информацию о требуемых работах для каждой позиции материала, что позволяет ускорить и упростить процесс составления сметы в будущем. Этот метод наиболее подходит для организаций, которые регулярно работают с новыми спецификациями материалов. В таких случаях предпочтительно сначала уточнить стоимость материалов, а затем добавить работы к каждой позиции отдельно.

1.2 Метод расценки (6 столбцов)
Данный метод предполагает предварительное создание и заполнение расценок на требуемые виды работ. Необходимо указать количество расходных материалов, используемых материалов и работ, необходимых для выполнения данной расценки. Программа сохраняет информацию о составе расценки по видам номенклатур и их количеству. При выборе этой расценки ее содержание автоматически добавляется в смету. Цена номенклатуры устанавливается на основе последней закупочной цены или может быть установлена вручную. Этот метод составления смет наиболее подходит для компаний, выполняющих повторяющиеся виды работ. В таких случаях быстрее и удобнее предоставить смету заказчику, используя заранее подготовленные расценки. По сути, составление сметы может быть выполнено в процессе замеров и обследования объекта.

2. Как создать смету

2.1 Необходимые компоненты
В этой вкладке есть четыре поля:Перед созданием и использованием сметы рекомендуется сначала создать следующее разделы:

• Заказчик
• Номенклатуру

2.2 Этапы создания документа
1. Перейдите в список смет и нажмите кнопку создать.
2. Выберите заказчика.
3. Установите "дату поставки".
4. Тип заказа может быть продажа или обслуживание.
5. Добавьте позиции и количество в таблицу номенклатуры, цены будут автоматически выбраны, если вы ранее создали прайс-лист. Если нет, введите цену товара/услуги вручную. Если вы ранее привязывали работу к этому материалу, то работа и ее цена установится автоматически.
6. Нажмите кнопку сохранить.

Вы также можете создать смету из отправленного компреда с помощью кнопки создать в правом верхнем углу.

Или сформировать смету на основании компреда с помощью кнопки «Сформировать на основании».

3. Особенности

3.1 Адрес и контакты
В этой вкладке есть четыре поля:

• Адрес заказчика: это юридический адрес вашего клиента.
• Адрес доставки: адрес, по которому будут отгружены товары или услуги.
• Контактное лицо: в этот раздел вы можете добавить контактное лицо вашего заказчика.
• Территория: регион, к которому принадлежит заказчик.

3.2 Валюта и прайс-лист
В этом разделе можно задать валюту, в которой будет отправляться смета. Если вы зададите прайс-лист, то цены на услуги и товары будут выбраны из него.

3.3 Установка исходного склада
Если у вас есть один и тот же запас на нескольких складах, установка приведет к тому, что все позиции из таблицы номенклатуры будут извлечены из этого склада. Вы должны иметь запас, доступный в этом "исходном складе". Обратите внимание, что этот параметр переопределит "склад по умолчанию", установленный в мастере номенклатур.

3.4 Таблица номенклатур
Эту таблицу можно развернуть, щелкнув по перевернутому треугольнику, находящемуся в самом правом углу таблицы.

• При выборе номенклатуры автоматически выбирается следующее: наименование материала, виды сопутствующих монтажных работ, описание, изображение (если установлено), количество (по умолчанию равно 1), единица измерения и цена.
• В разделе скидка и маржа вы можете добавить дополнительную наценку для получения прибыли или предоставить скидку. Оба показателя могут быть установлены на основе суммы или процента. Окончательная цена будет показана ниже в разделе.
• Если вы заранее создали правило ценообразования для выбранных позиций номенклатуры, то пересчет цены будет происходить с его учетом автоматически.
• Вес товара будет подставлен, если он задан в мастере номенклатуры.
• При реализации товара в разделе склад и справочники, будет указан склад доставки из мастера номенклатуры. Это склад, вашего заказчика, на который будет осуществляться поставка. Также в этом разделе можно просмотреть прогнозируемое и фактическое количество номенклатуры.
• Разрыв страницы создаст разрыв непосредственно перед этим элементом при печати.
• Вы можете вставлять строки ниже или выше, дублировать, перемещать или удалять строки в этой таблице.

3.5 Налоги и сборы
Чтобы добавить налоги в смете, можно выбрать шаблон налоги и сборы (необходимо создать заранее) или добавить их вручную.
Общая сумма налогов и сборов будет отображаться под таблицей.

Правило доставки
Правило доставки помогает установить стоимость доставки товара. Стоимость, как правило, увеличивается с расстоянием.

3.6 Дополнительная скидка
Кроме предложения скидки на единицу номенклатуры, в этом разделе вы можете добавить скидку ко всему предложению. Дополнительная скидка может быть применена в виде процента или суммы.

3.7 Условия оплаты
Иногда оплата производится не сразу. В зависимости от договора, часть платежа может быть произведена до отгрузки, а другая часть-после получения товара/услуги. В этом разделе можно добавить заранее созданный шаблон условий оплаты (рекомендовано) или добавить их вручную.

3.8 Правила и условия
В этом разделе могут быть определенные условия для товара/услуги, который вы продаете.

3.9 Больше информации

• Проект: если ваша смета является частью проекта, вы можете связать их в этом разделе, и ход выполнения проекта будет обновлен.
• Источник: из которого к вам попал заказчик (реклама, рекомендации и т.д.)

3.10 Параметры печати
Фирменный бланк
Вы можете распечатать коммерческое предложение на фирменном бланке вашей компании, предварительно создав его шаблон.

Функция "Сгруппировать похожи продукты" будет группировать одни и те же позиции, добавленные несколько раз в таблице номенклатур.

3.11 Статус реализации и выставления счетов

• Статус: статус сметы может быть следующим: черновик, отложено, поставка и выставление счета, поставка/монтаж, завершено, отменена или закрыта.

3.12 Комиссия
Если продажа состоялась через одного из ваших партнеров по продажам, вы можете добавить сюда его комиссионные. Введите размер комиссии, и сумма будет отображена ниже.

3.13 После проведения сметы
Смета – это подлежащий проведению документ. Вы сможете выполнить дальнейшие шаги (например, сделать закрывающие документы) только после того, как смета будет "проведена".

После этого, вы сможете инициировать из этого документа следующие действия

• Вы можете обновить список номенклатур в смете, нажав на кнопку обновить номенклатуры. Если вам нужно обновить какие-либо другие сведения, вам придется отменить смету, внести изменения, а затем сохранить и отправить.
• Статус: после проводки вы можете удерживать смету или закрыть ее.
• Создать: из отправленной сметы можно создать следующее:

1. Закрывающие документы, чтобы сделать запись отгрузки. Вы также можете сделать закрывающие документы для выбранных товаров на основе даты поставки.
2. Счет на оплату - для выставления счета по смете
3. Проект - создание проекта на основе сметы.
4. Подписка - чтобы автоматически повторить заказ на продажу, т. е. сделать его подпиской (не доступно в текущей версии ERP Stteam).
5. Платежная заявка - сделать запрос на оплату.
6. Оплата - для записи платежа по смете.

Эти действия также можно увидеть в верхней части панели управления. Можно также создать запись журнала учета на основе сметы из панели управления.

Смета с типом заказа "обслуживание"
Если типом заказа является «обслуживание» выполните следующие действия:
1. Введите валюту, прайс-лист и сведения о товаре.
2. Упомяните налоги и другую информацию.
3. Сохраните и проведите смету.
4. После проведения формы кнопка создать предоставит дополнительные параметры, относящиеся к типу заказа на обслуживание:
1) техническое обслуживание посещение
2) график технического обслуживания

4. Печать и отправка сметы по электронной почте

4.1 Отправка сметы по электронной почты
Для отправки документа по электронной почте вы должны выбрать пункт эл. адрес в правом верхнем углу меню, как указано на изображении ниже.
Для отправки документов сначала требуется выполнить настройки почты.

4.2 Печать сметы
Для распечатывания сметы вы должны выбрать значок принтера в правом верхнем углу меню, как указано на изображении ниже.
Далее вы можете распечатать смету с изображением или без, как указано на изображении ниже.